1. Vị trí, chức năng:

1.1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

1.2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

1.3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật.

          2. Nhiệm vụ và quyền hạn:

Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

2.1. Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

2.2. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

2.3. Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

2.4. Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

2.5. Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

2.6. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

2.7. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

2.8. Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

2.9. Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

2.10. Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

2.11. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

2.12. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

2.13. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

2.14. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

2.15. Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

2.16 Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

2.17 Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

2.18. Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

2.19. Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định.

          3. Tổ chức bộ máy và biên chế:

            3.1. Lãnh đạo Chi cục:

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng.

          - Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Phó Chi cục trưởng là người giúp Chi cục trưởng, phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do Chi cục trưởng phân công, chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và pháp luật về các nhiệm vụ công tác được giao.

- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.

          3.2. Cơ cấu tổ chức:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ như sau:

          - Phòng Hành chính - Tổng hợp.

          - Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ.

          - Phòng Thu thập - Chỉnh lý.

          - Kho Lưu trữ chuyên dụng và Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng và kho lưu trữ chuyên dụng do Chi cục trưởng Chi cục Văn  thư - Lưu trữ trình Giám đốc Sở Nội vụ quy định.

          3.3. Biên chế:

          Biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ là biên chế hành chính, sự nghiệp do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định giao hàng năm trong tổng số biên chế hành chính, sự nghiệp của Sở Nội vụ. Tùy theo tình hình thực tế và khối lượng công việc, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ biên chế hàng năm cho phù hợp.