Do vậy, để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, đây là nhiệm vụ rất quan trọng đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử; với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt đó, tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của Luật lưu trữ.       

         Tài liệu lưu trữ của tỉnh đã phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của tỉnh. Khối tài liệu này đã và đang góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, việc phát triển về mọi mặt kinh tế - xã hội của tỉnh Trà Vinh nói riêng.

           1. Vài nét về tình hình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Trà Vinh từ năm 1992 đến nay

           Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ tỉnh, với chức  năng, nhiệm vụ được Chủ tịch UBND tỉnh và Giám đốc Sở Nội vụ giao; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử luôn quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo viên chức phụ trách Kho lưu trữ chuyên dụng phục vụ kịp thời cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong tỉnh. Nhìn chung, trong những năm qua, đã đạt nhiều kết quả thiết thực được sự hài lòng và ủng hộ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong tỉnh.

         Đây là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Với ý nghĩa đó, trong thời gian qua, Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh đã phục vụ kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Theo số liệu thống kê của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ, từ năm 1992 đến nay, đã phục vụ khoảng 1.848 lượt người tra cứu tài liệu lưu trữ, gồm: tài liệu phục vụ chính sách, tài liệu có liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của HĐND và UBND tỉnh…

Hình ảnh phục vụ khai thác

         Để phục vụ kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong tỉnh; Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã xây dựng các công cụ tra cứu như: mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, từ năm 1992 đến nay đã ổn định và phục vụ kịp thời. Qua đó, cho thấy trong những năm qua, hoạt động lưu trữ của Trung tâm cũng đã có nhiều cố gắng trong việc phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh.

         2. Tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu nghiên cứu phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội của tỉnh

         Đối với lĩnh vực khoa học: tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị đặc biệt, vì tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc. Hầu hết các đề tài nghiên cứu khoa học trên từng lĩnh vực cụ thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cứu có liên quan của những người đi trước. Vì thế các đề tài nghiên cứu khoa học, sau khi được ứng dụng vào thực tiễn đều được lưu trữ lại và trở thành tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo.

         Đối với lĩnh vực kinh tế: các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề tài, dự án, đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển khu kinh tế Định An và các khu công nghiệp như: Khu công nghiệp Long Đức, Khu công nghiệp Tiểu Cần…; Để có những kế hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp và khả thi, các cơ quan quản lý không thể không khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng…

         Các thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ việc tìm kiếm và khai thác các tài nguyên, khoáng sản. Việc khai thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp cho các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Trà Vinh nói chung và ngoài tỉnh riêng tiết kiệm được thời gian, công sức. Ngoài ra đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế (gọi chung là doanh nghiệp), tài liệu lưu trữ còn là kho tàng thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất, kinh doanh. Hiện nay trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế và bước vào nền kinh tế thị trường, việc khai thác tài liệu lưu trữ sẽ giúp các doanh nghiệp tham khảo và áp dụng được nhiều công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

         Đối với lĩnh vực văn hóa – xã hội: thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các dân tộc, văn hóa vùng, miền. Những nghiên cứu về văn hóa dựa trên cơ sở các thông tin từ tài liệu lưu trữ đã góp phần giới thiệu những nét văn hóa truyền thống của văn hóa tỉnh Trà Vinh với bạn bè trong nước và thế giới.

         Tài liệu lưu trữ còn có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì nó cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu định hướng các chính sách về tôn giáo, dân tộc. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn cung cấp những thông tin đáng tin cậy để Đảng, Nhà nước giải quyết các chế độ, chính sách cho những người có công, những đối tượng xã hội.

Hình ảnh Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Trà Vinh  

         3. Đối với trách nhiệm của các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ

         Hiện nay, trong xu thế hội nhập, đứng trước nhu cầu đổi mới, những cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp không thể hài lòng với những gì đã đạt được, mà vấn đề đặt ra là cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối với tài liệu lưu trữ, để có những cơ chế, giải pháp chỉ đạo quản lý tích cực nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển.

         Tuy nhiên, muốn phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, trước tiên cần có sự thay đổi nhiều về cách nhìn và quan niệm về tài liệu lưu trữ. Vẫn còn nhiều quan niệm cho rằng việc lưu trữ tài liệu chủ yếu là để bảo quản an toàn tài liệu, không để hư hỏng, mất mát tài liệu hay để phục vụ cho nhu cầu khai thác của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, không mở rộng cho các đối tượng độc giả, đối tượng bên ngoài khai thác, vì thế chưa quan tâm đầu tư cho công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

         Để phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ của tỉnh, các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cần thay đổi quan niệm và nhận thức về công tác lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của đơn vị mình khi đến hạn giao nộp về lưu trữ lịch sử cần tiến hành chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để giao nộp Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhằm bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, tổ chức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả và tạo điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển tài liệu của tỉnh trong giai đoạn hiện nay.

         4. Định hướng tới của Trung tâm Lưu trữ lịch sử

         - Tiếp tục tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về vai trò tài liệu lưu trữ, làm cho các tầng lớp nhân dân và các cấp lãnh đạo, cá nhân tham gia vào hoạt động lưu trữ để thấy rõ vai trò và trách nhiệm của công tác lưu trữ trong mỗi cơ quan, đơn vị, cũng như vai trò của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ chính trị được cấp thẩm quyền giao.

         - Nghiên cứu, tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ tổ chức thực hiện tốt Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

         5. Giải pháp thực hiện trong thời gian tới

         Để phát huy vai trò của công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, Trung tâm lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ đề ra một số giải pháp như sau:

         - Một là, cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các cấp lãnh đạo. Cần có một đội ngũ công chức, viên chức được đào tạo tốt về chuyên môn phù hợp với vị trí việc làm.

         - Hai là, tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Giải quyết đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm. Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh ngày càng phát triển.

         - Ba là, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu lưu trữ, nhằm giúp công tác lưu trữ tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng; số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của cán bộ, công chức, viên chức.

         - Bốn là, phối hợp với Bảo tàng Tổng hợp tỉnh và các cơ quan có liên quan tổ chức trưng bày tài liệu quý hiếm, tài liệu có giá trị lịch sử.

         - Năm là, xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ, phối hợp với các cơ quan có liên quan ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ điện tử để phục vụ tra cứu trên môi trường mạng.

         Để thực hiện tốt các giải pháp trên và đưa công tác lưu trữ điện tử đi vào nề nếp và hiệu quả, cần tập trung đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ như: công nghệ thông tin, văn thư, lưu trữ để bố trí phù hợp với vị trí việc làm tại các cơ quan, tổ chức. Đồng thời, phải đổi mới các khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ các văn bản (hồ sơ hiện hành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi giải quyết văn bản phải kịp thời; soạn thảo văn bản phải đảm bảo về thể thức kỹ thuật trình bày, nội dung theo quy định của pháp luật, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn bản, theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan.

         Hàng năm, phải đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất, đảm bảo cho việc thực hiện có hiệu quả Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

                                                                                Tin-ảnh: Lâm Văn Vinh- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch trực thuộc Sở Nội vụ